Title: Faktura Kosztowa – Czy Musi Być Zaksięgowana? Poznaj Praktykę i Prawo
Data publikacji: 7 kwietnia 2025
Data ostatniej aktualizacji: 7 kwietnia 2025
Autor: Tomasz Krupiński
O czym jest ten artykuł?
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy każdą fakturę kosztową muszę księgować, nawet jeśli nie chcę jej ujmować w kosztach uzyskania przychodu? Czy niewprowadzenie faktury do ksiąg może nieść za sobą ryzyko? W artykule analizujemy przepisy, opinie księgowych oraz realia codziennej praktyki.
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
- Czym jest faktura kosztowa i kiedy powstaje obowiązek księgowania
- Co mówią przepisy ustawy o rachunkowości i ordynacji podatkowej
- Czy możesz pominąć fakturę w ewidencji
- Co na to księgowi i jakie są praktyczne konsekwencje
- Jakie ryzyka wiążą się z niezaksięgowaniem faktury
Czytaj więcej…
Spis treści:
- Faktura kosztowa – definicja i znaczenie
- Co mówi prawo?
- Obowiązek księgowania faktur – kiedy faktycznie powstaje?
- Czy można legalnie nieksięgować faktury kosztowej?
- Stanowisko księgowych i biegłych rewidentów
- Konsekwencje pominięcia faktury w księgach
- Jak postępować z fakturą, której nie chcemy ujmować?
- Podsumowanie
Faktura kosztowa – definicja i znaczenie
Faktura kosztowa to dokument potwierdzający poniesienie wydatku przez firmę. Może to być koszt związany z działalnością operacyjną, inwestycyjną lub administracyjną. Jej zaksięgowanie pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, ale niesie też obowiązki formalne.
Co mówi prawo?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka gospodarcza ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Każdy dowód księgowy powinien być zaksięgowany. Ustawa o PIT i CIT nie wskazuje wprost obowiązku księgowania wszystkich faktur kosztowych, ale ich ujęcie lub brak wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych.
Obowiązek księgowania faktur – kiedy faktycznie powstaje?
Obowiązek zaksięgowania powstaje w momencie, gdy:
- Faktura odnosi się do działalności gospodarczej
- Dotyczy kosztu, który przedsiębiorca chce ująć podatkowo
- Została wystawiona na firmę (a nie prywatnie)
Nie trzeba księgować faktur prywatnych lub nieprzydatnych do działalności, ale trzeba zachować spójność w dokumentacji.
Czy można legalnie nieksięgować faktury kosztowej?
Tak, ale pod pewnymi warunkami:
- Faktura nie dotyczy kosztów uzyskania przychodu
- Nie została zapłacona z konta firmowego
- Nie ma wpływu na rozliczenia podatkowe (np. VAT, ZUS)
- Jest to świadoma decyzja poparta dokumentacją wewnętrzną
Stanowisko księgowych i biegłych rewidentów
Większość księgowych zaleca ujmowanie wszystkich dokumentów w ewidencji pomocniczej – nawet jeśli nie są księgowane w kosztach. Pozwala to zachować przejrzystość dokumentacji i uniknąć zarzutów o celowe ukrywanie faktur.
Konsekwencje pominięcia faktury w księgach
- Ryzyko zarzutu zatajenia kosztów lub fałszowania dokumentacji
- Problemy podczas kontroli podatkowej lub audytu
- Możliwość zakwestionowania spójności finansowej firmy
- Trudności z oceną rentowności i kosztów działalności
Jak postępować z fakturą, której nie chcemy ujmować?
- Sporządź notatkę wewnętrzną uzasadniającą decyzję
- Przechowuj fakturę w ewidencji pomocniczej
- Skonsultuj decyzję z księgowym lub doradcą podatkowym
- Unikaj selektywnego księgowania – to może budzić wątpliwości
Podsumowanie
Nie każda faktura kosztowa musi być zaksięgowana, ale każda decyzja o jej pominięciu powinna być świadoma i odpowiednio udokumentowana. Przejrzystość, spójność i zgodność z przepisami są kluczem do bezpiecznego prowadzenia finansów firmy.