Telefon to dziś jedno z podstawowych narzędzi pracy przedsiębiorcy – służy do kontaktu z klientami, kontrahentami, bankiem czy urzędem skarbowym. Nic dziwnego, że wielu właścicieli firm zastanawia się, ile można odliczyć za telefon na firmę, jakie są limity, jak rozliczyć VAT i PIT oraz co zrobić w przypadku użytkowania telefonu zarówno prywatnie, jak i służbowo.
W tym artykule w przystępny, ale ekspercki sposób wyjaśniam aktualne zasady podatkowe, najczęstsze błędy oraz praktyczne sposoby na bezpieczną optymalizację kosztów.
W artykule przeczytasz m.in.:
- ile można odliczyć za telefon na firmę w 2026 roku,
- jak rozliczyć zakup telefonu w kosztach uzyskania przychodu,
- kiedy przysługuje pełne, a kiedy częściowe odliczenie VAT,
- jak rozliczać abonament i rozmowy,
- co na to aktualne przepisy i interpretacje skarbowe.
Czytaj więcej…
Spis treści
- Telefon na firmę – co mówi prawo podatkowe
- Ile można odliczyć za telefon na firmę w kosztach
- Odliczenie VAT od telefonu firmowego
- Telefon używany prywatnie i służbowo – jak rozliczyć
- Abonament i rozmowy telefoniczne w kosztach firmy
- Jednoosobowa działalność gospodarcza a telefon
- Spółka a telefon na firmę – inne zasady?
- Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- Podsumowanie – ile można odliczyć za telefon na firmę
Telefon na firmę – co mówi prawo podatkowe
Polskie przepisy podatkowe nie zawierają jednego, prostego artykułu, który wprost odpowiadałby na pytanie, ile można odliczyć za telefon na firmę. Zasady wynikają głównie z:
- ustawy o PIT lub CIT (koszty uzyskania przychodu),
- ustawy o VAT (prawo do odliczenia podatku),
- interpretacji indywidualnych Krajowej Informacji Skarbowej.
Kluczowa zasada jest jedna: wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli telefon faktycznie służy firmie, może być kosztem. Jeśli służy wyłącznie prywatnie – nie.
Ile można odliczyć za telefon na firmę w kosztach
Z punktu widzenia podatku dochodowego telefon może być:
- środkiem trwałym,
- wyposażeniem,
- bieżącym kosztem działalności.
Telefon jako koszt jednorazowy
Jeżeli wartość telefonu nie przekracza 10 000 zł netto (limit środków trwałych), przedsiębiorca może:
- zaliczyć wydatek jednorazowo do kosztów,
- ująć go w KPiR w dacie zakupu.
W praktyce oznacza to, że cała kwota netto (lub brutto – przy braku VAT) obniża podstawę opodatkowania.
Telefon jako środek trwały
Jeżeli telefon:
- kosztuje powyżej 10 000 zł netto,
- będzie używany dłużej niż rok,
wówczas należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodu.
Odliczenie VAT od telefonu firmowego
To jeden z najczęściej problematycznych obszarów. Ile można odliczyć za telefon na firmę w VAT?
Pełne odliczenie VAT – kiedy możliwe
100% VAT można odliczyć, gdy:
- telefon jest wykorzystywany wyłącznie do działalności,
- przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT,
- posiada fakturę wystawioną na firmę.
W praktyce pełne odliczenie VAT bywa kwestionowane, jeśli telefon ma potencjalnie charakter prywatny.
Częściowe odliczenie VAT
Najczęściej stosowany wariant to 50% odliczenia VAT, analogicznie jak w przypadku samochodów osobowych. Fiskus uznaje, że telefon może być używany mieszanie, nawet jeśli przedsiębiorca deklaruje użytek firmowy.
Telefon używany prywatnie i służbowo – jak rozliczyć
Jeśli jeden telefon służy:
- firmie,
- celom prywatnym,
należy zastosować proporcję. Może być ona:
- procentowa (np. 70% firmowo),
- oparta na billingu,
- ustalona wewnętrznym regulaminem.
W kosztach i VAT ujmuje się tylko część firmową. To rozwiązanie najbezpieczniejsze w razie kontroli.
Abonament i rozmowy telefoniczne w kosztach firmy
Nie tylko zakup telefonu, ale również:
- abonament,
- faktury za rozmowy,
- pakiety internetowe
mogą być kosztem firmowym.
Abonament w całości w kosztach
Jeśli numer jest firmowy i używany wyłącznie służbowo, abonament:
- w całości stanowi koszt,
- VAT można odliczyć zgodnie z zasadami (50% lub 100%).
Abonament przy użytku mieszanym
Przy użytku prywatnym należy:
- stosować proporcję,
- dokumentować sposób ustalenia podziału.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a telefon
W JDG telefon bardzo często pełni podwójną rolę. Fiskus akceptuje:
- częściowe odliczenie kosztów,
- częściowe odliczenie VAT,
pod warunkiem racjonalnego uzasadnienia.
W praktyce najczęściej przedsiębiorcy odliczają:
- 50–75% kosztów,
- 50% VAT.
Spółka a telefon na firmę – inne zasady?
W spółkach (z o.o., akcyjna):
- telefon przypisany pracownikowi lub członkowi zarządu,
- może generować przychód po stronie użytkownika, jeśli używany prywatnie.
Wymaga to:
- regulaminu użytkowania,
- ewentualnego doliczania wartości prywatnego użytku do wynagrodzenia.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- brak faktury na firmę,
- odliczanie 100% VAT bez uzasadnienia,
- brak dokumentacji proporcji,
- ujmowanie telefonu prywatnego w całości w kosztach.
Każdy z tych błędów może skutkować korektą podatku i odsetkami.
Podsumowanie – ile można odliczyć za telefon na firmę
Ile można odliczyć za telefon na firmę? Odpowiedź brzmi: to zależy. Od:
- wartości telefonu,
- sposobu użytkowania,
- statusu VAT przedsiębiorcy,
- formy działalności.
W bezpiecznym wariancie:
- koszt podatkowy: proporcja zgodna z użyciem,
- VAT: najczęściej 50%.
Świadome i dobrze udokumentowane rozliczenie telefonu pozwala realnie obniżyć podatki i uniknąć sporów z fiskusem.