Wejście w życie nowego JPK VAT to dobry moment na weryfikację zasad współpracy z klientami

Nowe pliki JPK wymagają podania szeregu danych, które są kluczowe dla prawidłowego wypełniania części ewidencyjnej. Część z nich może znać tylko klient, dlatego niezwykle istotne zarówno przy nawiązywaniu nowej umowy, jak i we współpracy z dotychczasowym klientem jest wskazanie konieczności podawania przez niego i sprawdzania przez niego prawidłowości wymaganych danych.

Od okresów rozpoczynających się 1 października 2020 r. JPK_V7M i JPK_V7K w części ewidencyjnej w zakresie podatku należnego trzeba podawać oznaczenia identyfikujące dostawy niektórych towarów i usług. Oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług prezentowane będą za pomocą symboli od GTU_01 do GTU_13. Pola te wypełniać się będzie dla całej faktury poprzez zaznaczenie „1” we właściwych polach odpowiadających symbolom od GTU_01 do GTU_13, w przypadku wystąpienia dostawy towaru lub świadczenia usługi na ewidencjonowanym dokumencie, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku itp. Natomiast pole pozostanie puste w przypadku gdy dany towar lub usługa nie wystąpiły na dokumencie. Przykładowo, gdy przedmiotem transakcji udokumentowanej fakturą są towary z grup 01, 02 i 04, to podatnik wpisuje „1” odpowiednio w polu GTU_01, GTU_02 i GTU_04.

Aby biur mogło wypełnić prawidłowo te pola, musi wiedzieć, czy na fakturze znajdują się towary lub usługi, które muszą być oznaczone symbolami. Nie rzadko mamy do czynienia z sytuacją, gdy klient na fakturze sprzedaży w oznaczeniu usługi wskazuje „Usługa zgodnie z umową z dnia xx.xx.xxxx” Pracownicy biura po pierwsze najczęściej nie mają dostępu do umów, a po drugie trudno sobie wyobrazić, aby za każdym razem sięgać do umowy źródłowej – obsługa takiego klienta staje się zupełnie nieefektywna. Zatem w umowie z klientem (aneksie) powinien znaleźć się zapis, że to on jest zobligowany do oznaczenia każdej faktury sprzedażowej właściwym kodem GTU. Biuro pomoże zidentyfikować wrażliwe towary i usługi, ale nie jest w stanie dokonać oceny, czy to rzeczywiście towar, który oferuje klient, jest tym towarem wrażliwym.

  • Ważne

Przez pierwsze miesiące obowiązywania przepisów warto sprawdzać każdy dokument pod tym kątem. To czas uczenia się klienta nowych wymogów. To też czas, gdy Ministerstwo Finansów będzie zamieszczało kolejne objaśnienia, nowe symbole, np. w zakresie olejów i smarów czy tzw. usług niematerialnych budzą dziś wiele wątpliwości.

  • Przykład
Przykład

Warto wskazać klientowi, iż na przykład oznaczenie GTU_01, które dotyczy dostaw: napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o akcyzie, nie będzie miało zastosowania, gdy alkohol będzie wydawany w ramach usługi gastronomicznej.

Klienci też mają wątpliwości, jeśli sprzedaż towarów i usług, dla których należy stosować kody GTU odbywa się na rzecz prywatnych osób fizycznych i jest rejestrowana na kasie fiskalnej. Wtedy oznaczenia te nie dotyczą zbiorczych informacji o sprzedaży ewidencjonowanej w kasie rejestrującej oraz zbiorczych informacji o sprzedaży nieudokumentowanej fakturami oraz nieobjętej obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy.

  • Ważne

Oznaczeń tych nie będzie się stosować do transakcji zakupu skutkujących pojawieniem się VAT należnego (np. z tytułu WNT czy importu usług). Czyli klient nie musi oznaczać wewnątrzwspólnotowych nabyć tymi kodami.

Oznaczenia te będą miały również zastosowanie do towarów używanych, a także przy refakturowaniu usług.

Kolejnym kluczowym obszarem są oznaczenia procedur. Oznaczenia procedur prezentowane będą za pomocą symboli: SW, EE, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, MPP. Pola wypełniać się będzie dla całego dokumentu poprzez zaznaczenie „1” w każdym z pól odpowiadających tym symbolom w przypadku wystąpienia danej procedury na ewidencjonowanym dokumencie, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku itp.

O ile nie będzie specjalnego problemu ze zidentyfikowaniem przez pracownika biura transakcji SW czy MR_T, MR_UZ, to pozostałe procedury mogą już budzić szereg wątpliwości. Nie zawsze biuro rachunkowe dysponuje najbardziej aktualną wiedzą dotyczącą struktury grupy kapitałowej, a przecież w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych należy oznaczać TP. Oczywiście najwięcej wątpliwości i problemów przyniesie procedura MPP.

  • Ważne

Niektórzy klienci przyjęli zasadę, iż na wszystkich wystawianych przez siebie fakturach zawierają adnotację, iż płatność powinna nastąpić w mechanizmie podzielonej płatności. Jest to nieprawidłowe przy wypełnianiu nowego JPK VAT, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na takich klientów. Dodatkowo o tym trzeba pamiętać, jeśli faktury są importowane z programów klienta.

Oznaczenie MPP (transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności) będzie trzeba stosować do faktur o kwocie brutto wyższej niż 15.000 zł, które dokumentują dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. Taka sama zasada obowiązuje przy oznaczaniu dowodów zakupu. Warto wskazać w umowie lub aneksie, iż to klient jest odpowiedzialny za weryfikację, czy transakcja rzeczywiście podlega pod MPP.

Klienta należy uczulić, że jeśli otrzyma fakturę, która dokumentuje nabycie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, o wartości brutto powyższej 15.000 zł, bez wymaganego oznaczenia mechanizm podzielonej płatności, jak wyjaśniło MF w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury JPK_VAT z deklaracją, będzie musiał umieścić przy takiej transakcji oznaczenie MPP. Musi o tym poinformować biuro rachunkowe, bowiem na fakturach często znajdują się symbole towarów, które nie są do końca czytelne dla pracowników biura rachunkowego (np. kody towarowe).

Pozostałe oznaczenia dotyczące sprzedaży nie powinny budzić wątpliwości w relacjach z klientami. Ale warto ich wyczulić, aby dokumenty związane z tymi procedurami również były przez nich sprawdzane. Chodzi tu o oznaczenia

1. RO – w przypadku dokumentu zbiorczego wewnętrznego zawierającego informację o sprzedaży z kas rejestrujących,

2. WEW – w przypadku dokumentu wewnętrznego (np. przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, dokument zbiorczy dotyczący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieewidencjonowanej w kasie rejestrującej),

3. FP – w przypadku faktury, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT (faktury do paragonu).

Podobnie nie powinny sprawić problemu oznaczenia w strukturze ewidencji w zakresie podatku naliczonego dla JPK_V7M/JPK-V7K. Podatnicy zobowiązani będą do odpowiedniego oznaczenia dowodu zakupu (w przypadku wystąpienia w danym okresie rozliczeniowym określonego dowodu zakupu) kodami:

  • MK – w przypadku faktury wystawionej przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy o VAT,
  • VAT_RR – w przypadku faktury VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy,
  • WEW – w przypadku dokumentu wewnętrznego (np. dokonanie rocznej korekty podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia VAT naliczonego).

W aneksach lub nowych umowach warto klientowi przypomnieć, iż to on ponosi z punktu widzenia VAT odpowiedzialność za błędy w oznaczeniach (lub ich brak). Biuro jest tu tylko pośrednikiem informacji przekazującym dane wg wskazania klienta do organów skarbowych poprzez sporządzanie JPK.

Pamiętajmy, podatnik będzie obowiązany przesłać korektę ewidencji za pomocą środków komunikacji elektronicznej w terminie 14 dni od dnia stwierdzenia, że przesłana ewidencja zawiera błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym, lub zmiany danych zawartych w przesłanej ewidencji. Natomiast jeżeli naczelnik urzędu skarbowego stwierdzi w przesłanej ewidencji błędy, które uniemożliwią przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, wówczas wezwie podatnika do ich skorygowania, wskazując te błędy. Jeżeli podatnik nie prześle skorygowanej ewidencji lub nie złoży wyjaśnień w terminie 14 dni od dnia doręczenia tego wezwania (albo zrobi to po terminie), lub jeżeli nie wykaże w złożonych wyjaśnieniach, że ewidencja nie zawiera błędów wskazanych w wezwaniu, wówczas naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu (powyższe nie dotyczy podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, która za ten sam czyn poniesie odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe). Karę trzeba będzie wpłacić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji w tej sprawie. Wynika to z art. 109 ust. 3e-3k ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2020 r.

Sposób przekazywania informacji przez klienta do biura powinien być dostosowany do dotychczasowych zasad współpracy. A zatem skoro dokumentacja przekazywana jest do siedziby przez klienta lub też jest od niego odbierana przez upoważnionego przedstawiciela biura rachunkowego, to łącznie z nią, jako integralna część, powinny być przekazywane dane związane z nowym JPK.

  • WAŻNE

Jeśli biuro preferuje osobisty sposób na dostarczanie dokumentów, warto wskazać klientowi, że dodatkową korzyścią przy tej formie będzie możliwość zapytania pracownika biura o poradę i sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty zostały oznaczone.

Ważny jest sposób i forma przekazywanych dokumentów

Aby nie było nieporozumień związanych z zaginięciem dokumentów, przy przekazywaniu powinien być wykonany spis dokumentów. Na nim musi być złożony podpis osoby przyjmującej i przekazującej. Przygotowywanie takich spisów jest niestety coraz częściej traktowane jako niepotrzebny obowiązek – nieprawda, to zabezpiecza zarówno interesy klienta, jak i biura.

Niektóre biura przekazują klientom kserokopie dokumentów z parafą „przekazane do biura”. Posiadanie przez klienta kopii dokumentu, którego oryginał przechowywany jest w biurze rachunkowym, jest przydatne do właściwego regulowania zobowiązań klienta wobec dostawców czy w razie innej nagłej potrzeby (np. sprawdzenie ceny zakupu). Obecnie jednak wygodniejsze jest, aby dokumenty zostały zeskanowane i umieszczone w jednym pliku albo kilku, zawierających jednak w każdym dokumenty tego samego rodzaju. Przy przekazaniu dokumentów klient i przedstawiciel biura wskazują, iż w pliku o danej nazwie znajduje się określona liczba dokumentów, można wskazać ich numery początkowe i końcowe. Jeśli pracownik biura będzie miał wątpliwości dotyczące ujęcia kosztu może, kontaktując się z prowadzącym działalność od razu odwołać do dokumentu, do którego wgląd ma prowadzący działalność lub jego pracownik.

Niektórzy klienci prowadzą dość nietypowe rodzaje działalności, faktury przez nich przekazywane zamiast nazw towarów i usługi mają często symbole i indeksy, które nic księgowym nie mówią. Zamiast samodzielnie poszukiwać informacji np. w Internecie czy dzwonić do klienta, warto poprosić go wcześniej o przygotowanie takiego „słowniczka” indeksów czy innych cech charakterystycznych dla jego działalności. Wtedy pracownicy biura nie będą musieli za każdym razem kontaktować się z klientem.

  • Ważne

Jest to teraz szczególnie istotne w kontekście JPK wg zasad obowiązujących od 1 października 2020.

Z drugiej strony warto, aby biuro przygotowało dla klienta schemat związany z opisywaniem dokumentów. Na takim schemacie należy wskazać, jak klient powinien wpisywać cel poniesienia kosztu i wszystkie procedury konieczne dla właściwego wypełnienia pliku JPK. Będzie to istotne ułatwienie dla ujmowania kosztów w PKPIR czy kwalifikowania nakładów w księgach rachunkowych. Klient zawsze powinien złożyć podpis pod stwierdzeniem, czego dotyczy koszt (lub przychód) wynikający z faktury i napisać, że dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym.

Koniecznie trzeba zwrócić klientom uwagę, aby umieszczali na dokumentach daty ich otrzymania.

W przypadku mniejszych firm i nowych klientów warto wskazać im:

  • Które dokumenty muszą być przez nich koniecznie podpisane, a kiedy warto o taki podpis zadbać dodatkowo, mimo że prawo go nie wymaga.
  • Jakie elementy są krytyczne na fakturach oraz rachunkach i w związku z tym klienci muszą sprawdzić ich poprawność od razu przy wystawianiu otrzymywaniu dokumentów (nazwy i adresy firm, NIP, stawki VAT, daty wystawienia dokumentu i daty sprzedaży) – pozwoli to uniknąć wystawiania wielu not korygujących czy faktur korygujących.
  • Jeśli księgowane dokumenty dotyczą projektów unijnych – muszą być na nich informacje o realizowanym projekcie i w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji.

Warto wyjaśnić klientowi, że to od uzyskanych od niego informacji zależy prawidłowe prowadzenie jego firmy pod względem finansowym oraz zgodnie z przepisami prawa, pod które podlega jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.

Należy zaktualizować terminy

Ustalając zasady przekazywania przez klienta dokumentów, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, kiedy dokumenty powinny najpóźniej trafić do biura. W przypadku klientów, którzy w ciągu miesiąca przeprowadzają niewiele transakcji, można umówić się na jeden termin przekazywania dokumentów. Jednak, jeśli klient przeprowadza dużo transakcji, warto, aby tych terminów było więcej. W szczególności powinno dotyczyć to transakcji sprzedaży udokumentowanych fakturami i transakcji zakupu towarów i materiałów produkcyjnych. Tych transakcji u większości klientów jest najwięcej, ich księgowanie w księgach rachunkowych lub ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zajmie pracownikom najwięcej czasu. Pamiętać należy, iż wtedy ostatnia partia dokumentacji powinna być przekazana w terminie umożliwiającym dochowanie terminów i wywiązanie się ze zobowiązań. Pamiętając, że obecnie, jeśli klient realizuje dużo transakcji związanych z nowym JPK, biuro będzie potrzebowało więcej czasu na przygotowanie właściwe dokumentacji pod wymogi Ministerstwa Finansów.

Przykładowo w zależności od rodzaju usługi wykonywanej na rzecz klienta te terminy mogą być następujące:

  • Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT − komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty i osiągnięte przychody, wyciągi bankowe i raporty kasowe, jeśli są prowadzone − do 5. dnia następnego miesiąca.
  • Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia − dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego − do 5. dnia następnego miesiąca.
  • Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – na bieżąco informacje o przejechanych trasach i liczbie kilometrów nie później niż do 5. dnia następnego miesiąca.
  • Akta osobowe – kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenia, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia bhp, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty – przed rozpoczęciem zatrudnienia pracownika.
  • Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS – Kwestionariusz osobowy pracownika – do 3 dni od podpisania umowy z pracownikiem.
  • Sporządzanie list płac – listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność – 7 dni roboczych przed dniem wypłaty wynagrodzeń.
  • UWAGA
Zapamiętaj!

Warto czasem przypomnieć klientowi o terminie przekazywania dokumentów e-mailem lub telefonicznie.

Warto uświadomić klienta, że im wcześniej przekaże dane do biura rachunkowego, tym większa jest możliwość zoptymalizowania zobowiązania podatkowego i tym wcześniej otrzyma informację o jego ostatecznej wysokości.

Autor: dr Katarzyna Trzpioła specjalista z zakresu podatków i rachunkowości